‘Gezien ons circulaire onderwerp zouden we het fijn vinden als jullie met het OV komen,’ verzocht een klant ons live tekenteam. Een mooi verzoek.

Hoewel onze materialen groot en zwaar zijn, nemen we best vaak het OV. Dat is in toenemende mate uitdagend. Ik ben eens bijna gelyncht in een volle bus, omdat ik teveel plaats innam. Staan in de spitstrein met de materialen? Ook niet ideaal.

Zo kwam ik aan het peinzen. Wij zijn namelijk niet de enigen die naar congressen en studiedagen reizen:

Op zakelijke bijeenkomsten moeten zomaar tussen de 50 en 300 mensen op dezelfde tijd en plaats aankomen en vertrekken!

Met 250 evenementen per jaar op de teller, durf ik wel te zeggen dat eventplanners meestal nog kiezen voor: een ochtend, een middag of een hele dag. Dat betekent dat de deelnemers sowieso óf in de ochtendspits óf in de avondspits terechtkomen. Ik denk dat de gedachte bij deze planning is, dat je mensen daarmee een dagdeel voor andere werkdingen laat behouden: ’s ochtends werken, in de middag naar dat symposium.

Ik wil iets anders voorstellen.

Stel dat je een dagdeel-evenement laat starten om 10:30 uur en laat eindigen om 15:00 uur. In plaats van de borrel bied je netwerktijd bij de lunch, in het midden.

1. Winst: de aandacht kakt niet in, want je hebt 2 delen in je programmering met een substantiële pauze.
2. Winst: je hoeft geen extra tijd in de plannen voor die wissel naar deeltijdzalen halverwege de ochtend of middag: die valt heel natuurlijk in je lunchverplaatsing.
3. Winst: mensen kunnen thuis voor vertrek nog mails en telefoontjes doen, thuisgekomen ook nog.
4. Winst: zowel in de ochtend als in de middag reizen je deelnemers in treinen waarin ze kunnen zitten. De kans is groot dat mensen dan kiezen voor het Ov!

Ik denk dat traditioneel het bezwaar zou zijn: dit voelt als een ‘hele dag’. Maar in onze nieuwe realiteit met bomvolle treinen en files die langer blijven staan rond de spitstijden, denk ik dat mensen dit toch wel een prettige indeling vinden. Vervoer is een factor geworden.